Ein oft unterschätztes Tool zur Steigerung der Wertschöpfung in Unternehmen ist das firmeneigene Intranet. Ein schneller Zugriff auf Informationen und Dokumente, die Möglichkeit zur Standardisierung von Prozessen wie Urlaubsplanung, Zeitbuchungen oder das Abrufen von Lagerbeständen bergen ein erhebliches Potenzial in Bezug auf die Effizienzsteigerung von Arbeitsabläufen. Für einen Kunden aus dem öffentlichen Sektor haben wir ein Mitarbeiterportal mit TYPO3 CMS realisiert. Die Wahl ist auf TYPO3 gefallen, da das Content Management System in seinen Kernfunktionen bereits zahlreiche Features mitbringt, die eine zügige Umsetzung der komplexen Funktionen ermöglicht hat.
Mit zunehmender Unternehmensgröße werden die Kommunikationswege länger, und viele Firmen stehen vor der Herausforderung alle Mitarbeiter auf einem einheitlichen Informations- und Wissensstand zu halten. Mitarbeiterportale setzen genau hier an: über ein einziges System werden alle Informationen zentral zur Verfügung stellt und jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen – egal ob vom Arbeitsplatz, aus dem Home-Office oder über Mobiltelefon. Dies erleichtert maßgeblich den Austausch von Informationen und Daten zwischen Abteilungen, Filialen und über die verschiedenen Standorte hinweg. Vom Mitarbeitertelefonbuch über die Verwaltung von Urlaubsanträgen bis hin zur Materialbeschaffung kann das Intranet viele Funktionen erfüllen. Denn ein guter Informationsfluss ist wichtig für die interne Kommunikation, wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus und kann damit auch zur Entlastung des Managements beitragen. Dabei ist alles, was in einem Intranet enthalten ist, auf die Mitglieder des Unternehmens beschränkt und nicht öffentlich zugänglich.
Mitarbeiterportale auf Basis von TYPO3 CMS
Für welches Content Management System (CMS) man sich bei der Umsetzung entscheidet hängt selbstverständlich davon ab, mit welchem System das Unternehmen bereits arbeitet. Aber eben auch von dessen Leistungsfähigkeit. Demnach stellt sich die Frage, ob die gewünschten Funktionen und Anforderungen mit dem bestehenden System überhaupt realisiert werden können. Aufgrund seiner Flexibilität und Skalierbarkeit bringt TYPO3 CMS die idealen technischen Voraussetzungen für die Umsetzung von Intranet-Lösungen mit. In seinen Kernfunktionen verfügt es über viele Fähigkeiten, die bei anderen Systemen oft selbst eingebracht werden müssen. Darüber hinaus ist eine Plattform-Unabhängigkeit gewährleistet, da der Zugriff auf das Intranet über den Browser erfolgt.
Integration von Anwendungen am Beispiel Dokumentenmanagement
Die Aufgaben, die ein Intranet zu erfüllen hat, sind so vielfältig wie die Unternehmen, die sie benutzen. Ein Trend geht zur Integration von Anwendungen, die vorher bereits dezentral betrieben wurden und erhalten bleiben sollen. Ein mögliches Beispiel dafür ist das Dokumentenmanagement. Ist bereits ein Tool zur Dokumentenverwaltung vorhanden, das sich als hilfreich erwiesen hat und von den Mitarbeitern benutzt und akzeptiert wird, so gibt es tatsächlich keinen Grund es zu ersetzen. Um die verschiedenen Login-Stationen und Suchstellen zu vereinheitlichen bietet es sich an, die Bedienung mit Hilfe von Schnittstellen und Webservices ins Intranet zu verlegen. Damit muss sich jeder Mitarbeiter nur noch an einer Stelle anmelden und hat sofort Zugriff auf alle Tools, die er für seine tägliche Arbeit braucht. TYPO3 CMS eignet sich hierfür hervorragend aufgrund der Erweiterbarkeit, die dieses CMS mitbringt.
Nutzerverwaltung & Berechtigungen
TYPO3 CMS zeichnet sich ebenfalls durch ein bereits integriertes fein granulares Berechtigungssystem aus. Für jeden Mitarbeiter ist somit eine genaue Steuerung der Zugangsbereiche möglich. Schon bei der Einrichtung des Intranets sollte allerdings über eine Exit-Strategie für ausscheidende Mitarbeiter nachgedacht werden. Statt nun jedes einzelne Tool zu sperren, zu dem Zugriff gewährt worden ist, sperrt man den Zugang zum Intranet und die Integrität ist wieder gewährleistet. Dies kann auch automatisiert über das unternehmenseigene LDAP oder Active Directory passieren.
Eine gut funktionierende Suche ist die halbe Miete
Jeder kennt das: Findet man nach ein paar Versuchen nicht gleich was man sucht, fragt man doch lieber schnell einen Kollegen. Damit läuft man aber Gefahr gegebenenfalls veraltete Informationen zu erhalten. Aus diesem Grund ist es wichtig eine leistungsfähige Suchfunktion zu implementieren. Allerdings hat eine Suche im Intranet völlig andere Anforderungen, als die im Internet. Datenquellen wie interne Websites, Fileserver, Dokumentenmanagementsysteme müssen angebunden werden, nicht jeder Mitarbeiter soll alles sehen können, und je nach Abteilung gilt es verschiedene Quellen und Suchbegriffe unterschiedlich zu ranken. Mit Suchtechnologien wie Apache Solr oder elasticsearch lassen sich all diese Anforderungen umsetzen und mit „Did you mean?“-Funktionalität, Autovervollständigung, Filtern und einem Suchschlitz für alle Quellen im Intranet die gesuchte Information komfortabel und blitzschnell verfügbar machen.
Welche Funktionen kann ein Intranet übernehmen?
Was nun konkret in einem Intranet enthalten sein kann, hängt immer von den Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter ab. Denkbar und auch weit verbreitet sind sicher das Mitarbeitertelefonbuch, Teamkalender, der Speiseplan der Kantine, schwarze Bretter und Foren. Dies dient vor allem dem Wohlbefinden der Mitarbeiter und ihrer Vernetzung untereinander.
Entlastung der Personalabteilung – von Arbeitszeiterfassung bis Weiterbildung
An- und Abwesenheit der Mitarbeiter kann dank der erzwungenen Anmeldung am System über das Intranet koordiniert werden. Dabei ist es möglich dem Mitarbeiter Arbeit abzunehmen, indem die persönlichen Zeiten automatisiert erfasst werden. Arbeitszeit-Tracking kann über Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen angebunden werden, ebenso wie die Auswertung der Über- oder Fehlstunden. Allgemein genutzte Dokumente wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen können zentral zur Verfügung gestellt werden. Denkbar sind auch interne Schulungsmaßnahmen, von der Präsentation des Weiterbildungsangebots über die Anmeldung bis hin zum kompletten E-Learning-System.
Darstellung von Arbeitsabläufen und -prozessen in Echtzeit
Selbst Kernfunktionen des Unternehmens lassen sich ins Intranet überführen. Für ein Transportunternehmen wäre denkbar, die nächsten abgehenden Fahrten inklusive der Auslastung zu identifizieren, so dass schnell mit dem Kunden am Telefon entschieden werden kann, ob seine Sendung zur gewünschten Zeit das Ziel erreicht und was die Alternativen wären. Für ein produzierendes Unternehmen wäre eine Echtzeitanalyse der Lagerbestände denkbar, bis hin zur vollautomatisierten Nachbestellung benötigter Zwischenprodukte und Produktionsmaterialien.
Fazit
Wie man sieht, sind den Funktionen bei einem Intranet mit TYPO3 CMS kaum Grenzen gesetzt. Es sollte aber auch klar sein, dass es kein Produkt von der Stange gibt. Die Anforderungen variieren von Unternehmen zu Unternehmen und werden individuell und passgenau für genau diese Anforderungen umgesetzt. Sprechen Sie uns an, wir helfen bei der Konzeption, Planung und Umsetzung ihres Intranets.
Über den Autor
Sebastian Böttger
Geschäftsführer, typovision GmbH
Sebastian hat schon im Studium (Diplom-Informatik) sein erstes Internet-Unternehmen gestartet, eine Plattform für Mitfahrgelegenheiten. Nach 6 Jahren als IT-Freelancer gründete er 2010 die Cross Content Media GmbH, die 2012 zur typovision GmbH umfirmiert wurde. Die typovision GmbH ist heute eine etablierte Münchner Agentur, die sich auf Open Source Technologien mit Schwerpunkt TYPO3 und Apache Solr spezialisiert hat. Seit 2013 ist die Agentur im E-Commerce Segment mit Shopware und Magento aktiv.